Informativa Privacy

La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali da parte di FaccioIO Srl (di seguito anche "Titolare") nell'ambito del servizio SaaS denominato FaccioIO Ristoranti, raggiungibile all'indirizzo https://ristoranti.faccioio.ai.

Il trattamento è effettuato nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 ("GDPR") e del d.lgs. 196/2003 ("Codice Privacy") come modificato dal d.lgs. 101/2018.

1. Titolare del trattamento

FaccioIO Srl
P.IVA: 04323721201
Sede legale: Via del Fonditore 16/A, 40138 Bologna (BO)
Email privacy: info@faccioio.ai

Responsabile della protezione dei dati (DPO): Non nominato — il trattamento non rientra fra i casi che richiedono la nomina ex Art. 37 GDPR. Per richieste privacy si veda l'indirizzo dedicato qui sopra.

2. Categorie di dati personali trattati

2.1 Dati di account (Titolari clienti del servizio)

Quando un ristoratore si registra al servizio raccogliamo: nome, indirizzo email, password (in forma cifrata tramite argon2 — il Titolare non ha mai accesso alla password in chiaro), ruolo (owner, manager, staff), ristorante di appartenenza, data di creazione account, eventi di accesso (timestamp + identificativo sessione).

2.2 Dati operativi del ristorante

Il Titolare cliente del servizio carica autonomamente: nome ristorante, indirizzo, telefono, menù, tavoli, orari di apertura, regole di prenotazione, prezzi. Tali dati non costituiscono di norma dati personali; per la parte che li include (es. nome del titolare nell'indirizzo) il trattamento avviene per esecuzione del contratto.

2.3 Dati dei clienti finali del ristorante

Per gestire prenotazioni e ordini, il servizio memorizza i dati forniti dai clienti finali del ristorante (interessati di secondo livello): nome, numero di telefono, indirizzo email (se fornito), indirizzo di consegna (se ordine in delivery), preferenze e note della prenotazione. Per questi dati il Titolare cliente (il ristoratore) agisce come Titolare del trattamento autonomo; il Titolare del servizio (FaccioIO) agisce come Responsabile del trattamento ai sensi dell'Art. 28 GDPR.

2.4 Dati delle conversazioni chatbot e voce

Le interazioni del cliente finale con il chatbot testuale e l'agente vocale vengono memorizzate sotto forma di transcript (sequenza di messaggi). Tali contenuti possono includere informazioni personali fornite spontaneamente dal cliente nel corso del dialogo (es. allergie alimentari, preferenze). Il Titolare invita il cliente cliente a non fornire dati particolari ex Art. 9 GDPR salvo strettamente necessari al servizio.

2.5 Dati di contatto pre-vendita (lead)

Tramite i moduli "Contatti", "Demo" e "Pricing" presenti sul sito marketing raccogliamo: nome, email, telefono (facoltativo), nome ristorante, sedi, messaggio. A fini di prevenzione abusi e de-duplicazione conserviamo temporaneamente anche indirizzo IP e User-Agent del browser. Indirizzo IP e User-Agent vengono cancellati (anonimizzati) automaticamente dopo 12 mesi dalla raccolta; gli altri dati di contatto sono conservati per finalità di analisi conversion e proposta commerciale per un periodo massimo di 36 mesi salvo opposizione dell'interessato.

2.6 Dati di fatturazione

Per la sottoscrizione di un piano a pagamento raccogliamo i dati di fatturazione necessari all'emissione del documento elettronico tramite Sistema di Interscambio (SDI): ragione sociale, P.IVA o codice fiscale, codice destinatario (o PEC), indirizzo di fatturazione. I dati della carta di pagamento sono trattati esclusivamente dal nostro processore di pagamento (vedi sezione 4) e non vengono memorizzati nei nostri sistemi.

2.7 Dati tecnici e di log

I server registrano log applicativi contenenti percorso della richiesta, codice di risposta, durata e indirizzo IP a fini di sicurezza, debug e prevenzione abusi. Token di autenticazione e cookie non vengono inseriti nei log applicativi (redazione automatica). I log sono conservati per 90 giorni.

3. Finalità del trattamento e basi giuridiche

• Erogazione del servizio (creazione account, autenticazione, gestione prenotazioni e ordini, agenti conversazionali): esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte, Art. 6.1.b GDPR.
• Fatturazione e adempimenti fiscali: obbligo legale, Art. 6.1.c GDPR + DPR 633/72 e normativa fattura elettronica.
• Sicurezza, prevenzione abusi e antifrode: legittimo interesse del Titolare ex Art. 6.1.f GDPR.
• Comunicazioni di servizio (verifica email, reset password, notifiche operative, digest giornaliero opzionale): esecuzione del contratto + consenso (per il digest, revocabile via link di unsubscribe in ogni email).
• Risposta a richieste pre-vendita (form contatti, demo): esecuzione di misure precontrattuali, Art. 6.1.b GDPR; successive comunicazioni commerciali solo con consenso esplicito, Art. 6.1.a GDPR.
• Miglioramento del servizio: legittimo interesse previa minimizzazione e in forma aggregata/anonimizzata.

4. Sub-processori e destinatari dei dati

Per erogare il servizio ci avvaliamo dei seguenti sub-processori, ciascuno vincolato da accordi di trattamento ex Art. 28 GDPR. I trasferimenti verso paesi extra-UE sono coperti da Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea.

L'elenco aggiornato dei sub-processori e dei rispettivi DPA è disponibile su richiesta a info@faccioio.ai.

5. Periodi di conservazione

• Account utente attivo: per tutta la durata del rapporto contrattuale.
• Account chiuso: i dati identificativi vengono anonimizzati entro 30 giorni dalla chiusura, salvo i dati fiscali che sono conservati per 10 anni ai sensi del DPR 600/73 e del Codice Civile.
• Lead pre-vendita: IP e User-Agent 12 mesi; altri dati di contatto fino a 36 mesi dalla raccolta o fino a opposizione dell'interessato.
• Prenotazioni e ordini: conservati per la durata contrattuale; possono essere oggetto di richiesta di cancellazione ex Art. 17 GDPR.
• Conversazioni chatbot/voce: 24 mesi.
• Log applicativi: 90 giorni.
• Token di refresh autenticazione: massimo 7 giorni; revocati all'uso o al logout.

6. Diritti dell'interessato

L'interessato può in ogni momento esercitare i diritti riconosciuti dagli Artt. 15-22 GDPR:

• Accesso (Art. 15) — conoscere quali dati sono trattati e ottenerne copia.
• Rettifica (Art. 16) — chiedere la correzione di dati inesatti.
• Cancellazione (Art. 17) — chiedere la cancellazione dei dati ove non più necessari o trattati illegittimamente.
• Limitazione (Art. 18) — chiedere la sospensione del trattamento.
• Portabilità (Art. 20) — ricevere i propri dati in formato strutturato.
• Opposizione (Art. 21) — opporsi al trattamento basato su legittimo interesse o marketing.
• Revoca del consenso, ove il trattamento si basi su di esso, senza pregiudizio per il trattamento svolto prima della revoca.

Le richieste vanno inoltrate a info@faccioio.ai. Il Titolare risponde senza ritardo e comunque entro 30 giorni, estesi a 60 in casi di particolare complessità (Art. 12.3 GDPR).

7. Reclamo all'Autorità di controllo

Senza pregiudizio di ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l'interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (piazza Venezia 11, 00187 Roma) qualora ritenga che il trattamento violi il GDPR.

8. Cookie

Per i dettagli sui cookie utilizzati si rinvia alla Cookie Policy. Il sito utilizza unicamente cookie tecnici essenziali, non sono presenti cookie analitici di terze parti né di profilazione.

9. Modifiche all'informativa

La presente informativa può essere aggiornata in qualsiasi momento; la versione vigente è sempre disponibile a https://ristoranti.faccioio.ai/legale/privacy con data di ultimo aggiornamento in evidenza. Aggiornamenti sostanziali sono notificati agli utenti registrati via email.